Todo distribuidor de OPME sabe que produto vencido é prejuízo. O que pouca gente calcula é quanto ele custa de verdade. O preço de nota é só a parte visível: por trás de cada caixa vencida existe capital parado, frete de ida e volta, horas de conferência e, muitas vezes, uma venda que deixou de acontecer.
Este artigo mostra como colocar um número nessa perda e por que ela costuma ser maior do que aparece no balanço.
Por que o vencimento acontece no consignado
No modelo consignado, o produto fica no hospital, mas continua sendo seu. O hospital só paga o que usa. Isso cria três condições perfeitas para o vencimento:
- Visibilidade baixa. Você não vê a prateleira do hospital todo dia. Sem contagem periódica, um lote perto do vencimento passa despercebido.
- Grade superdimensionada. Para não perder cirurgia, a tendência é deixar mais do que o hospital consome. O excesso é exatamente o que vence.
- FEFO que ninguém controla. Se o hospital usa o lote mais novo antes do mais antigo, o antigo envelhece na prateleira, e você só descobre na próxima contagem.
Os cinco custos de um item vencido
Quando um item vence no hospital, você paga por ele mais de uma vez:
- Custo do produto. O valor de aquisição ou de produção do item, que não volta.
- Custo de capital. O dinheiro ficou imobilizado durante meses sem render. Em OPME de alto valor, esse custo financeiro é relevante mesmo antes do vencimento.
- Custo logístico. Envio, recolhimento, transporte de volta e descarte adequado.
- Custo operacional. As horas da equipe para contar, conciliar, emitir notas de retorno e tratar a divergência com o hospital.
- Custo de oportunidade. Aquele item ocupava o lugar de outro que poderia ter sido usado (e faturado) em uma cirurgia.
Como calcular a perda real
Uma fórmula simples para começar:
Perda por vencimento = valor do item + (valor do item × taxa de capital mensal × meses parado) + custo logístico + horas de tratamento × custo da hora
Um exemplo hipotético, só para mostrar a conta: um item de R$ 8.000 que ficou 10 meses no hospital, com custo de capital de 1,2% ao mês, R$ 150 de logística reversa e 3 horas de tratamento a R$ 60 a hora.
- Produto: R$ 8.000
- Capital: R$ 8.000 × 1,2% × 10 = R$ 960
- Logística: R$ 150
- Operação: 3 × R$ 60 = R$ 180
Total: R$ 9.290, cerca de 16% acima do valor de nota. Agora multiplique pelo número de itens que vencem por ano em toda a sua base de hospitais.
Onde a perda se esconde
O vencimento raramente aparece como uma linha só no relatório. Ele se espalha:
- em baixas de estoque lançadas meses depois do fato;
- em notas de devolução que ninguém associa ao problema de grade;
- em divergências de contagem tratadas como erro, e não como sinal de excesso;
- em renegociações com o hospital que absorvem parte do prejuízo.
Por isso o primeiro passo não é reduzir a perda, e sim medi-la: saber, por hospital, lote e validade, o que está parado e há quanto tempo.
Como reduzir a perda por vencimento
Três práticas atacam a causa, não o sintoma:
- Contagem periódica por lote e validade, com frequência maior nos hospitais e linhas de maior valor.
- Alerta de vencimento com antecedência, para remanejar o item para outro hospital que consome mais antes que ele vença.
- Grade baseada em consumo real, e não no medo de faltar. O histórico de cada hospital mostra quanto de fato precisa ficar lá.
Quem mede a perda costuma se surpreender com o tamanho dela. E quem passa a medir com regularidade descobre que boa parte era evitável.